Wprowadzenie
Każda organizacja to mechanizm, na który składają się procesy biznesowe i wspierające je zasoby IT. Dla zrozumienia jej działania ważne jest opisanie organizacji, opracowanie modelu działania tego mechanizmu. Są to: struktura organizacyjna, mapy i modele procesów biznesowych, reguły biznesowe oraz zmapowana na te procesy architektura zasobów IT. Całość skojarzona jest z wzorami dokumentów, procedurami i instrukcjami stanowiskowymi.
Po co modele
Czy potrafisz szybko wyjaśnić nowemu pracownikowi, za co jest odpowiedzialny? Czy potrafisz szybko wyjaśnić kontrahentowi, jak działa Twoja firma na rynku? Czy szybko potrafisz pokazać opis zasad współpracy i wymiany dokumentów w umowie z kontrahentem? Czy potrafisz szybko spisać wymagania na nowe lub modyfikowane oprogramowanie? Czy potrafisz przewidzieć skutki awarii konkretnej aplikacji lub utraty pracownika? Czy potrafisz szybko ocenić skutki utraty kontrahenta?
Ja i moi klienci potrafimy, bo mamy wdrożoną standaryzację i mamy opracowane, aktualne modele firmy i jej zasobów IT.
Poniżej mój i mojej firmy model działania, analiza ryzyka oraz opis czym jest u mnie cyberbezpieczeństwo. Kluczową cechą takiej poprawnie opracowanej dokumentacji i modeli jest to, że każdy model to jedna, czytelna strona A4.
Wartość dodana tego co oferuję
Kluczowym elementem modelu organizacji jest opis wartości oferowanego produktu i usługi, zwany często Value Proposition. Jest to zwięzły opis, schemat blokowy, tego jaką wartość dostarczam dla klientów. Poniżej diagram obrazujący to to oferuję:
Proces tworzenia wartości i jej adresaci: Moja rola to obszar w Chmurze.
Adresatem mojej oferty są organizacje, które chcą maksymalizować efektywność podejmowania decyzji operacyjnych i organizacyjnych. Narzędziem podnoszenia tej efektywności jest posiadanie modelu działania organizacji, w tym systemów IT jakich używa (lub planuje użyć). Model ten to opisany poniżej zestaw powiązanych diagramów opisujących w zwięzły sposób to, co i jak robi Organizacja, z uwzględnieniem ludzi, informacji (danych) i systemów informatycznych. Informacja taka jest wykorzystywana wewnątrz firmy oraz kontekstowo prezentowana inwestorom i kontrahentom (zdolność do realizacji celów rynkowych), dostawcom nowych systemów informatycznych (wymagania), jest wykorzystywana do decyzji o zmianach organizacyjnych.
Jak działam
Struktura organizacyjna
Jest to model zasobów organizacji. Obrazuje podział na dziedzinowe obszary, o określonej odpowiedzialności. Są one odpowiedzialne za realizację określonych procedur i zadań.
Mapa procesów biznesowych
Jest to podstawowy model opisujący mechanizm działania firmy. Model świadczenia usług na rynku to, z reguły jeden diagram. To najwyższy poziom opisu procesów. Celem jest pokazanie jak działa organizacja (blue print). W moim przypadku są to usługi eksperckie z zakresu inżynierii systemów, a wygląda to tak:
Łańcuch wartości (Enterprise Level na modelu Target Operating Model)
Mapy procesów muszą się układać w spójnym kompletny i niesprzeczny obraz całości:
Struktura procesów biznesowych (Business Process Level na modelu Target Operating Model)
Powyższe modele procesów biznesowych opisano w dalszej części.
Modele procesów biznesowych
Zawarcie umowy
Początkiem każdej współpracy ze mną jest zawarcie umowy na realizację określonych usług:
Jarosław Żeliński IT-Consulting – proces zawierania umów (model analityczny, notacja BPMN)
Audyt i opracowanie modeli oraz nadzór autorski
Standardową usługą jest audyt (analiza biznesowa), produktem jest Model Działania Organizacji czyli modele procesów biznesowych i architektura HLD (ang. High Level Design) systemu IT. Kontynuacja współpracy to stałe wsparcie: utrzymanie i aktualizacja opracowane pełnej dokumentacji opisujące organizację (Architektura Korporacyjna).
Poniższy model obrazuje proces zarządzania Modelem Działania Organizacji. Początek współpracy, gdy model taki nie istnieje lub jest ale nieaktualny, to de facto jego powstanie. “Treść do obsłużenia” to analizowane dokumenty i fakty. Etap analizy się kończy gdy opisana jest cała firma, czyli gdy z “odkrywania” przechodzimy to “aktualizacji”.
Po opracowaniu modelu organizacji, dokumentacja staje się własnością firmy modelowanej (zawsze przekazuję prawa majątkowe do niej) i jest utrzymywana w ramach nadzoru autorskiego. Na jej podstawie, w dowolnym momencie, szybko powstają informacje dla kontrahenta o procedurach współpracy czy np. wymagania na oprogramowanie ERP i dedykowane moduły.
Proces ciągłego doskonalenia i tak zwana “żywa dokumentacja” jaką jest tu Model Działania Organizacji (model analityczny, notacja BPMN).
Poniżej proces Aktualizacja Modeli:
Pod-Proces aktualizacji i recenzowania Modelu: Plan Komunikacji (model analityczny, notacja BPMN)
Procedury i dane
Jest to Implementation Level na modelu Target Operating Model.
Każda aktywność (żółty prostokąt z zaokrąglonymi rogami) na powyższych modelach, to nazwa procedury. Procedura wskazuje także na wykorzystywane w niej zasoby IT, i jest powiązana z szablonem/typem dokumentu.
Procedura
Moje procedury opisano tu: Opis Freshbooks oraz Opis Postmania. Elementem procedur są powiązane z nimi dokumenty (weście i wyjścia procesów):
Szablon dokumentu
Model systemu IT
Jest to druga część Implementation Level na modelu Target Operating Model. Integralną częścią modelu działania organizacji są jej zasoby IT. Funkcjonalności oprogramowania którego używam:
System ten to trzy aplikacje:
Jarosław Żeliński IT-Consulting, kluczowe zasoby IT (diagram wdrożenia, notacja UML)
Ważna jest wiedza, gdzie fizycznie są dane: Blog IT-Consulting.pl jest w Polsce, Modele (Postmania) są na terenie Niemiec (czyli na terenie) Unii Europejskiej, sprawy prawne (Freshbooks.com czyli umowy i finanse) są na terenie UK (moja rezydencja, także podatkowa).
Poniżej model opisujący wykorzystanie powyższych zasobów IT w realizowaniu świadczonych usług:
Role aplikacji i przepływ danych między nimi (diagram aktywności, notacja UML)
Powyższe modele to nie tylko informacja dla pracowników i partnerów. To przede wszystkim upewnienie się, że nic nam nie umknęło, że nasze działania są spójne, kompletne i niesprzeczne. Poniże macierz kontrolna kompletności mapowania procesów biznesowych na zasoby IT:
Macierz pozwalająca śledzić kompletność modeli.
Podsumowanie
Powyższe powoduje, że mam dość wysokie stawki godzinowe ale jednocześnie relatywnie niskie wartości umów o dzieło i ryczałtów. Zawdzięczam to bardzo dużej efektywności pracy jaką daje standaryzacja i profesjonalne narzędzia (aktualizacja dokumentów to pojedyncze godziny a nie dni pracy).
Ja nie używam żadnych pakietów biurowych (edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, itp.) ani żadnych narzędzi typu JIRA, Slack, MIRO czy draw.io. Dzięki temu moja pracochłonność z klientami, w pracy z dokumentami na kilkadziesiąt stron, bogato ilustrowanymi schematami blokowymi jak na tej stronie, jest wielokrotnie niższa w porównaniu z użytkownikami prostych narzędzi.
Posiadanie aktualizowanego modelu działania organizacji to świadome decyzje zarządcze. To także prawdziwe cyberbezppieczeńtwo. Aplikacje takie Freshbooks.com czy Postmania są w pełni rozliczalne (rejestrowanie działań użytkowników), platformy te mają międzynarodowe certyfikaty bezpieczeństwa (Freshbooks.com ma certyfikat Urzędu Skarbowego UK), a ich funkcjonalności nie przewidują np. edycji raz utworzonych i zatwierdzonych dokumentów. Np. oferta zaakceptowana przez klienta to umowa i jest nieedytowalna, nie ma tu żadnego konta “superusera”, który mimo to może pogrzebać w bazie danych i coś zmienić.
Cyberbezpieczeństwo to nie szkolenia o tym czym jest phishing i długie hasła. Cyberbezpieczeństwo to bezpieczna architektura i rozliczalne procedury. Przed podpisaniem umowy z KGHM SA, przechodziłem audyt bezpieczeństwa: interesowało ich faktyczne bezpieczeństwo, a nie certyfikaty (których nie mam, ale mają je dostawcy systemów z jakich korzystam). Praktycznie cały projekt dla KGHM był realizowany zdalnie.
Mniejsze firmy, świadome tego, zlecają na stałe powyższe kompetencje na zewnątrz podobnie jak usługi księgowe. Duże firmy dość często budują kompetencje u siebie i przejmują te rolę, budując własny zespół:
Transfer kompetencji w realizacji umowy ryczałtowej.
Czas i koszt opracowania takich modeli dla siebie znajdziesz na stronie USŁUGI.