Case Study #1 – Wstęp cyfrowej transformacji FIRETECH z AppSheet

Historia klienta

Firma FIRETECH dzieli się na kilka działów, które wykonują poszczególne usługi z zakresu ochrony i inżynierii przeciwpożarowej.

Początek cyfrowej transformacji objął dział instalacyjny i serwisowy, który jest odpowiedzialny za wykonywanie cyklicznych przeglądów systemów i urządzeń przeciwpożarowych. Instaluje również kompletne systemy ppoż. takie jak Systemy Sygnalizacji Pożaru w wielu obiektach w całej Polsce.

Jest to bardzo odpowiedzialna praca, w której błędy są niedopuszczalne – mogą one rzutować na bezpieczeństwo nas wszystkich.

Każde usprawnienie jest więc na wagę złota.

Wyzwanie 1 – przekonanie do potrzeby cyfryzacji

MŚP w Polsce często nie czują potrzeby głębszej transformacji pracy. Argumenty dotyczące czasu, kosztów i opłacalności trzeba pokazać czarno na białym i działać stopniowo. Do tej pory wszystko działało w porządku, ale nie zauważono potencjału nowych technologii.

Wyzwanie 2 – digitalizacja papierowych przeglądów i protokołów

Dotychczas serwisanci zapisywali wyniki przeglądów na wydrukowanych tabelach, które musiało przygotować biuro. W czasach pandemicznych dodatkowo kłopotliwy okazał się sam proces przekazywania arkuszy papieru. Wiązał się z przymusem przyjazdu do siedziby i bezpośredniego kontaktu.

Nie istniał do tej pory żaden system CRM do zarządzania obsługi klienta i kontroli terminów. Pliki związane z danym obiektem były przechowywane na dysku Google.

Wyzwanie 3 – usprawnienie komunikacji biuro-teren

Komunikacja firmowa oparta na Whatsapp generowała dużo wiadomości i załączników niepowiązanych w żaden sposób z pracami na danym obiekcie. W takich warunkach łatwo było o czymś zapomnieć. 


Case_Study_AppSheet_Firetech_szczepanik

Założenia projektu i cele

Aby projekt okazał się sukcesem musiałem wziąć pod uwagę następujące czynniki: koszty i łatwość modernizacji.

Niski koszt wdrożenia i utrzymania

Koszty utrzymania systemu miały nie nadwyrężyć budżetu działu – z podanym budżetem mogliśmy zapomnieć o standardowym procesie tworzenia oprogramowania.

Pracownicy biurowi i serwisanci posiadają licencje Google Workspace, więc warto go wykorzystać.

Skalowalność i łatwość modernizacji

Z racji tego, że klient dopiero przekonuje się do digitalizacji i cyfrowej transformacji kluczowa była łatwość rozwoju, skalowalność i łatwość wytworzenia dodatkowych spersonalizowanych rozwiązań. Nie bez znaczenia był rówńież czas. Z racji ogromu pracy klient nie mógł poświęcić na projekt kilku miesięcy, aby planować, testować i zmieniać.

Satysfakcja użytkowników

Ważnym było utrzymanie wysokich morali wśród pracowników na froncie, którzy będą spędzać jak najwięcej czasu z aplikacją. Ważne jest, aby sami pracownicy stali się fanami No-Code i sami proponowali (lub wzięli sprawę w swoje ręce!) tworzenie nowych aplikacji lub automatyzacji.

Jak to działa?

Klient posiadał już pakiet Google Workspace. Naturalnym było, aby całość danych oprzeć na Arkuszach Google..

Zaproponowałem użycie AppSheet – platformy do szybkiego tworzenia aplikacji, która świetnie współgra z Google Workspace.

Stworzyliśmy dwie aplikacje z możliwością pełnej rozbudowy i możliwością stworzenia nowych.

To wszystko zamknięte poniżej 100 zł miesięcznie!

Użyte oprogramowanie i koszty

AppSheet

Platforma do tworzenia aplikacji, które służą do zbierania danych, ich odtwarzania, raportowania oraz tworzenia automatyzacji.

W ramach tego projektu powstały dwie aplikacje.

Klient korzysta z modelu pay per user. 4 użytkowników korzysta z aplikacji co przekłada się na koszty: 4 x 5 = 20 dolarów (75zł) miesięcznie!

Klient korzysta z AppSheet Starter. Z możliwością rozbudowy do AppSheet Core.

Arkusze Google

Dane znajdują się w arkuszu Google, który służy za relacyjną bazę danych.

Dzięki zastosowaniu narzędzi pakietu Google Workspace dane klienta są bezpieczne, zawsze dostępne z każdego urządzenia oraz łatwo skalowalne.

W przyszłości wraz ze wzrostem struktur danych możliwe jest przejście na bardziej zaawansowane rozwiązania typu Cloud SQL.

Bezpłatne w pakiecie Google Workspace! Tak jak Excel w O365!

Google Data Studio (wkrótce)

To dopiero początek cyfrowej transformacji.

Dane już teraz są gotowe, aby wdrożyć Business Intelligence w organizacji za pomocą Google Data Studio już wkrótce.

Bezpłatne dla wszystkich!

Schemat działania AppSheet, Arkusz Google, Google Data Studio w organizacji

Aplikacja serwisowa

Aplikacja Serwisowa FIRETECH - graf działania

Aplikacja serwisowa agreguje dane z wykonanych przeglądów serwisowych i umożliwia tworzenie nowych.

Każdy z typów przeglądów ma swój spersonalizowany wzór formularza.

Serwisanci są w stanie również udokumentować awaryjny przyjazd serwisowy za pomocą protokołu serwisowego z podpisami klienta.

Poniżej zrzuty ekrany z działania.

Aplikacja instalacyjna

Aplikacja instalacyjna agreguje dane na temat prac instalacyjnych.

Umożliwia śledzenie stanów magazynowych materiałów oraz prowadzenie dziennika prac.

Poniżej zrzuty ekrany z działania.

Wpływ na biznes

Dzięki wdrożeniu aplikacji dział serwisowy i instalacyjny zwiększył swoją produktywność.

Jest w stanie w sposób cyfrowy stworzyć:

  • PROTOKÓŁ  z przeprowadzonego przeglądu podręcznego sprzętu gaśniczego
  • PROTOKÓŁ  z przeprowadzonego badania i przeglądu sieci hydrantowej wewnętrznej
  • PROTOKÓŁ z przeprowadzonego przeglądu zestawu hydroforowego
  • PROTOKÓŁ z przeprowadzonego przeglądu systemu detekcji gazów tlenku węgla i propan-butanu w garażu podziemnym
  • PROTOKÓŁ z przeprowadzonego przeglądu systemu detekcji gazów wybuchowych w kotłowni
  • PROTOKÓŁ  z przeprowadzonego przeglądu drzwi przeciwpożarowych
  • PROTOKÓŁ  z przeprowadzonego przeglądu technicznego awaryjnego oświetlenia ewakuacyjnego
  • PROTOKÓŁ  z przeprowadzonego przeglądu technicznego i testu przeciwpożarowego wyłącznika prądu
  • PROTOKÓŁ  z przeprowadzonego przeglądu rocznego systemu sygnalizacji pożaru
  • PROTOKÓŁ  z przeprowadzonego przeglądu systemu oddymiania grawitacyjnego
  • PROTOKÓŁ z przeprowadzonego przeglądu technicznego bram przeciwpożarowych
  • PROTOKÓŁ  z przeprowadzonego badania akumulatorów
  • PROTOKÓŁ SERWISOWY z alarmowego przyjazdu do klienta

Zmniejszył zużycie papierowych dokumentów

  • zmniejszył liczbę błędów wynikających z niewyraźnego pisma ręcznego
  • zmniejszył liczbę czasu spędzanego na stworzenie protokołu do kilku minut
  • zredukował liczbę potrzebnych przyjazdów do biura
  • protokoły serwisowe z podpisem klienta automatycznie generują się automatycznie i mogą był łatwo przesłane dalej

Ustrukturyzował dane dot. prac i zużycia materiałów na poszczególnych obiektach

  • łatwiej kontrolować terminy
  • łatwiej planować pracę
  • łatwiej planować zamówienia 

Zwiększył konkurencyjność firmy na rynku

  • klient jest w stanie skopiować i stworzyć spersonalizowaną aplikację do przeglądów dla konkretnego obiektu ; tym samym sam staje się krzewicielem No-Code’u i AppSheet!

Usprawnił komunikację

  • serwisanci wypełniając formularz są w stanie przesyłać uwagi do biura w sytuacjach niestandardowych w sposób automatyczny – biuro otrzymuje natychmiast maila ze wszystkimi informacjami
  • dane na temat wszystkich systemów i urządzeń na poszczególnych obiektach są dostępne zawsze ; zarówno dane aktualne jak archiwalne

Opinie użytkowników

640
Patryk Szczepanik
Kierownik działu serwisu i instalacji

Wprowadzone aplikacje pozwoliły na przyspieszenie realizacji zleceń dla klientów poprzez usprawnienie obiegu dokumentów.

Wykonane przez technika zapisy są niezwłocznie u pracownika biurowego, który tworzy końcowy raport dla klienta. Pozwoliło to na zwiększenie wydajności całego działu oraz zwiększenie możliwości przerobowych, co zwiększyło ilość obsługiwanych klientów i bezpośrednio rzutuje na zwiększenie zysków.

Cieszę się, że dałem się namówić Wojtkowi na rozpoczęcie procesu cyfrowej transformacji. Z początku byłem sceptyczny, ale teraz już wiem, że to jedyna słuszna droga, aby nie zostać w tyle.

640
Gabriela Jakimiuk
Administrator aplikacji i koordynator prac serwisowych

Wprowadzając aplikację do naszego działu Wojciech nie miał łatwego zadania. Najtrudniejsze było przełamanie naszego oporu przed zmianą czegoś, co do tej pory działało - kartki i długopisu.

Osobiście byłam bardzo sceptycznie nastawiona do tego pomysłu - pomimo mojej wiary w Wojtka wątpiłam w moje umiejętności obsługi nowej aplikacji. Przeczuwałam także złe nastawienie serwisantów.

Okazało się, że dodawanie zeszłorocznych zestawień do systemu trwa krótko. Największym zaskoczeniem była dla mnie akceptacja ze strony techników. Po kilku testach sami zgłaszali zapotrzebowanie na zmiany i nowe rozwiązania. Dzięki zmianom wprowadzanym na bieżąco możemy spersonalizować aplikacje pod nasze potrzeby, co pozwala na uniknięcie błędów w komunikacji.

Osobiście najbardziej doceniłam aplikację, kiedy protokół, który poprzednio robiłam cały dzień udało mi się zrobić w niepełną godzinę - pokazuje to skalę oszczędności czasu i pracy, które daje automatyzacja.

Aplikacja serwisowa - zrzuty ekranu

Aplikacja instalacyjna - zrzuty ekranu

Moim okiem

Kluczowym dla sukcesu projektu No-Code jest dobra znajomość procesu biznesowego (Citizen Developer) lub świetna komunikacja (asysta przy wdrożeniu).

W przypadku tego projektu kluczem okazało się ta druga opcja. Dzięki wręcz przyjacielskim lub nawet rodzinnym relacjom (które staram się wdrażać w przypadku każdego klienta) udało mi się w szybki i sprawny sposób dostarczyć klientowi rozwiązanie, które spełnia jego oczekiwania.

Skąd ta pewność? Bo każdy człowiek związany z aplikacją miał wpływ na jej tworzenie. Dzięki AppSheet zmiany mogłem wprowadzać na bieżąco od ręki i szukać najlepszego rozwiązania.

W moim dzienniku prac widnieje wprowadzonych 61 zmian już po  „oddaniu” aplikacji do beta-testów. Każda z tych zmian wynikła z sugestii użytkowników.

Cieszę się, że dzięki temu są zadowoleni i razem ze mną propagują wiedzę o Low-Code / No-Code.

Zainteresowało cię Case Study?

Kontakt

Zadzwoń lub napisz!

kontakt@wojciechszczepanik.pl

+48 794 058 311

Inne wpisy
2 listopada 2021
Chcesz nauczyć się obsługi AppSheet? Potrzebujesz szkolenia lub kursu krok po kroku? Sprawdź najnowszy program szkoleniowy na Akademii Aplikacji
3 października 2021
Zapraszam do pierwszego wpisu dotyczącego przykładowego użycia aplikacji stworzonej w AppSheet w branży budowlanej i instalatorskiej i nowych pomysłach w samym zarządzaniu i planowaniu pracy.
1 września 2021
Serdecznie zapraszam na moją prelekcję na wydarzeniu organizowanym przez FOTC.
16 czerwca 2021
To może być dobry wstęp do kolejnych (technicznych) certyfikatów, ale osobiście upatruję tu świetną szansę również dla Citizen Developerów, którzy będą korzystać z narzędzi No-Code takich jak AppSheet.
14 czerwca 2021
Serdecznie zapraszam na webinar Akademii Aplikacji dotyczący AppSheet. Razem ze mną wystąpi Łukasz Falaciński.