Firma FIRETECH dzieli się na kilka działów, które wykonują poszczególne usługi z zakresu ochrony i inżynierii przeciwpożarowej.
Początek cyfrowej transformacji objął dział instalacyjny i serwisowy, który jest odpowiedzialny za wykonywanie cyklicznych przeglądów systemów i urządzeń przeciwpożarowych. Instaluje również kompletne systemy ppoż. takie jak Systemy Sygnalizacji Pożaru w wielu obiektach w całej Polsce.
Jest to bardzo odpowiedzialna praca, w której błędy są niedopuszczalne – mogą one rzutować na bezpieczeństwo nas wszystkich.
Każde usprawnienie jest więc na wagę złota.
MŚP w Polsce często nie czują potrzeby głębszej transformacji pracy. Argumenty dotyczące czasu, kosztów i opłacalności trzeba pokazać czarno na białym i działać stopniowo. Do tej pory wszystko działało w porządku, ale nie zauważono potencjału nowych technologii.
Dotychczas serwisanci zapisywali wyniki przeglądów na wydrukowanych tabelach, które musiało przygotować biuro. W czasach pandemicznych dodatkowo kłopotliwy okazał się sam proces przekazywania arkuszy papieru. Wiązał się z przymusem przyjazdu do siedziby i bezpośredniego kontaktu.
Nie istniał do tej pory żaden system CRM do zarządzania obsługi klienta i kontroli terminów. Pliki związane z danym obiektem były przechowywane na dysku Google.
Komunikacja firmowa oparta na Whatsapp generowała dużo wiadomości i załączników niepowiązanych w żaden sposób z pracami na danym obiekcie. W takich warunkach łatwo było o czymś zapomnieć.
Aby projekt okazał się sukcesem musiałem wziąć pod uwagę następujące czynniki: koszty i łatwość modernizacji.
Koszty utrzymania systemu miały nie nadwyrężyć budżetu działu – z podanym budżetem mogliśmy zapomnieć o standardowym procesie tworzenia oprogramowania.
Pracownicy biurowi i serwisanci posiadają licencje Google Workspace, więc warto go wykorzystać.
Z racji tego, że klient dopiero przekonuje się do digitalizacji i cyfrowej transformacji kluczowa była łatwość rozwoju, skalowalność i łatwość wytworzenia dodatkowych spersonalizowanych rozwiązań. Nie bez znaczenia był rówńież czas. Z racji ogromu pracy klient nie mógł poświęcić na projekt kilku miesięcy, aby planować, testować i zmieniać.
Ważnym było utrzymanie wysokich morali wśród pracowników na froncie, którzy będą spędzać jak najwięcej czasu z aplikacją. Ważne jest, aby sami pracownicy stali się fanami No-Code i sami proponowali (lub wzięli sprawę w swoje ręce!) tworzenie nowych aplikacji lub automatyzacji.
Klient posiadał już pakiet Google Workspace. Naturalnym było, aby całość danych oprzeć na Arkuszach Google..
Zaproponowałem użycie AppSheet – platformy do szybkiego tworzenia aplikacji, która świetnie współgra z Google Workspace.
Stworzyliśmy dwie aplikacje z możliwością pełnej rozbudowy i możliwością stworzenia nowych.
To wszystko zamknięte poniżej 100 zł miesięcznie!
Platforma do tworzenia aplikacji, które służą do zbierania danych, ich odtwarzania, raportowania oraz tworzenia automatyzacji.
W ramach tego projektu powstały dwie aplikacje.
Klient korzysta z modelu pay per user. 4 użytkowników korzysta z aplikacji co przekłada się na koszty: 4 x 5 = 20 dolarów (75zł) miesięcznie!
Klient korzysta z AppSheet Starter. Z możliwością rozbudowy do AppSheet Core.
Dane znajdują się w arkuszu Google, który służy za relacyjną bazę danych.
Dzięki zastosowaniu narzędzi pakietu Google Workspace dane klienta są bezpieczne, zawsze dostępne z każdego urządzenia oraz łatwo skalowalne.
W przyszłości wraz ze wzrostem struktur danych możliwe jest przejście na bardziej zaawansowane rozwiązania typu Cloud SQL.
Bezpłatne w pakiecie Google Workspace! Tak jak Excel w O365!
To dopiero początek cyfrowej transformacji.
Dane już teraz są gotowe, aby wdrożyć Business Intelligence w organizacji za pomocą Google Data Studio już wkrótce.
Bezpłatne dla wszystkich!
Aplikacja serwisowa agreguje dane z wykonanych przeglądów serwisowych i umożliwia tworzenie nowych.
Każdy z typów przeglądów ma swój spersonalizowany wzór formularza.
Serwisanci są w stanie również udokumentować awaryjny przyjazd serwisowy za pomocą protokołu serwisowego z podpisami klienta.
Poniżej zrzuty ekrany z działania.
Aplikacja instalacyjna agreguje dane na temat prac instalacyjnych.
Umożliwia śledzenie stanów magazynowych materiałów oraz prowadzenie dziennika prac.
Poniżej zrzuty ekrany z działania.
Dzięki wdrożeniu aplikacji dział serwisowy i instalacyjny zwiększył swoją produktywność.
Jest w stanie w sposób cyfrowy stworzyć:
Zmniejszył zużycie papierowych dokumentów
Ustrukturyzował dane dot. prac i zużycia materiałów na poszczególnych obiektach
Zwiększył konkurencyjność firmy na rynku
Usprawnił komunikację
Wprowadzone aplikacje pozwoliły na przyspieszenie realizacji zleceń dla klientów poprzez usprawnienie obiegu dokumentów.
Wykonane przez technika zapisy są niezwłocznie u pracownika biurowego, który tworzy końcowy raport dla klienta. Pozwoliło to na zwiększenie wydajności całego działu oraz zwiększenie możliwości przerobowych, co zwiększyło ilość obsługiwanych klientów i bezpośrednio rzutuje na zwiększenie zysków.
Cieszę się, że dałem się namówić Wojtkowi na rozpoczęcie procesu cyfrowej transformacji. Z początku byłem sceptyczny, ale teraz już wiem, że to jedyna słuszna droga, aby nie zostać w tyle.Wprowadzając aplikację do naszego działu Wojciech nie miał łatwego zadania. Najtrudniejsze było przełamanie naszego oporu przed zmianą czegoś, co do tej pory działało - kartki i długopisu.
Osobiście byłam bardzo sceptycznie nastawiona do tego pomysłu - pomimo mojej wiary w Wojtka wątpiłam w moje umiejętności obsługi nowej aplikacji. Przeczuwałam także złe nastawienie serwisantów.
Okazało się, że dodawanie zeszłorocznych zestawień do systemu trwa krótko. Największym zaskoczeniem była dla mnie akceptacja ze strony techników. Po kilku testach sami zgłaszali zapotrzebowanie na zmiany i nowe rozwiązania. Dzięki zmianom wprowadzanym na bieżąco możemy spersonalizować aplikacje pod nasze potrzeby, co pozwala na uniknięcie błędów w komunikacji.Osobiście najbardziej doceniłam aplikację, kiedy protokół, który poprzednio robiłam cały dzień udało mi się zrobić w niepełną godzinę - pokazuje to skalę oszczędności czasu i pracy, które daje automatyzacja.
Kluczowym dla sukcesu projektu No-Code jest dobra znajomość procesu biznesowego (Citizen Developer) lub świetna komunikacja (asysta przy wdrożeniu).
W przypadku tego projektu kluczem okazało się ta druga opcja. Dzięki wręcz przyjacielskim lub nawet rodzinnym relacjom (które staram się wdrażać w przypadku każdego klienta) udało mi się w szybki i sprawny sposób dostarczyć klientowi rozwiązanie, które spełnia jego oczekiwania.
Skąd ta pewność? Bo każdy człowiek związany z aplikacją miał wpływ na jej tworzenie. Dzięki AppSheet zmiany mogłem wprowadzać na bieżąco od ręki i szukać najlepszego rozwiązania.
W moim dzienniku prac widnieje wprowadzonych 61 zmian już po „oddaniu” aplikacji do beta-testów. Każda z tych zmian wynikła z sugestii użytkowników.
Cieszę się, że dzięki temu są zadowoleni i razem ze mną propagują wiedzę o Low-Code / No-Code.
Zadzwoń lub napisz!
kontakt@wojciechszczepanik.pl
+48 794 058 311
© Copyright Wojciech Szczepanik
Ta strona może używać Cookies, przeglądanie jej to zgoda na ich używanie.